Reception och bokningsyta – kundens första möte med salongen
Innan en kund ens sätter sig i stolen har de redan bildat sig en uppfattning om salongen, baserat på hur det kändes att bli mottagna. En reception som fungerar löser tre saker samtidigt: ett välkomnande första intryck, ett effektivt betalflöde och en plats där väntande kunder inte är i vägen för dem som arbetar.
Vad receptionen behöver klara
Till skillnad från en klipp- eller behandlingsstation används receptionen av flera personer under samma dag – kunder som checkar in, betalar och bokar nästa tid, samt personal som svarar i telefon mellan behandlingar. Ytan bör därför vara tillräckligt bred för att inte kännas trång när två saker sker samtidigt, och disken bör ha plats för både kortterminal och den utrustning som används för bokning.
Kassa och krav på kassaregister
Tar salongen emot kontant- eller kortbetalning omfattas verksamheten normalt av kraven på certifierat kassaregister enligt Skatteverkets regler. Det innebär att varje försäljning ska registreras och att kunden ska erbjudas ett kvitto. Kontrollera i god tid vilket kassasystem som uppfyller kraven, eftersom vissa bokningssystem har inbyggd kassafunktion medan andra kräver ett separat certifierat register.
Väntplats utan att bli en flaskhals
En liten sittgrupp eller några stolar räcker i de flesta salonger, men placeringen är viktigare än antalet platser. Väntytan bör ligga så att kunder som sitter där inte blockerar vägen mellan entré, reception och arbetsstationer, särskilt under de timmar salongen har flest bokningar samtidigt.
Tänk på ljudnivån vid disken
Reception och telefon ligger ofta nära väntytan, vilket gör att samtal om bokningar och betalning kan höras av andra kunder. En enkel skärm eller en disk placerad en bit från väntstolarna gör stor skillnad för upplevd integritet.
Bokningssystem och kunddata
Många salonger samlar kontaktuppgifter, bokningshistorik och ibland hälsodeklarationer inför vissa behandlingar. Sådan information räknas som personuppgifter, och Integritetsskyddsmyndigheten är tydlig med att kundkort, bokningsdata och hälsodeklarationer kräver rutiner för hur uppgifterna lagras, vem som kommer åt dem och hur länge de sparas. Se därför till att bokningssystemet har stöd för att radera eller anonymisera gammal kunddata, och undvik att samla in mer information än vad som faktiskt behövs för att utföra behandlingen.
Prisinformation vid disk och bokning
Priser som visas vid receptionen, på webben eller i bokningssystemet ska enligt prisinformationslagen vara tydliga och korrekta. Om priser varierar beroende på stylist, hårlängd eller behandlingstid, förklara det tydligt redan vid bokningen istället för att överraska kunden vid kassan – det minskar både missförstånd och risken för klagomål.
Placering i förhållande till arbetsytorna
Receptionen bör vara det första kunden möter men samtidigt ligga tillräckligt avskild från klipp- och behandlingsstationer för att inte störa pågående arbete med ljud eller rörelse. I en mindre Stockholmslokal kan en smal, hög reception längs en vägg vara en bättre lösning än en fristående ö-disk, eftersom den frigör golvyta för resten av salongen.
När du planerar möbler till receptionen är det ofta praktiskt att titta i samma sortiment som resten av salongsinredningen. MedGross sortiment för reception och väntyta har ofta möbler som matchar övrig inredning, medan Swemeds utbud av inredningsdetaljer kan vara värt att jämföra för mindre kompletteringar.
Läs vidare om hur du planerar hela inredningen i en liten lokal eller om hur textilierna hänger ihop med det första intrycket.
